SAP-udfordringer for danske datterselskaber i internationale koncerner

De nye bogføringsregler betyder, at danske datterselskaber og filialer, der bruger ikke-godkendte bogføringssystemer, risikerer høje bøder.

Se en oversigt over systemer godkendt af Erhvervsstyrelsen.

Nye bogføringskrav

Den nye bogføringslov kræver, at virksomheder i klasse B og derover, inklusive alle aktie- og anpartsselskaber, bogfører i et godkendt system eller et system, der opfylder de samme krav. Reglerne træder i kraft for regnskabsår, der begynder 1. januar 2025 eller senere for virksomheder med egne bogføringssystemer. For danske filialer af udenlandske selskaber gælder reglerne fra 2026.

Udfordringer med SAP

Mange internationale koncerner anvender SAP til bogføring. Danske datterselskaber i disse koncerner står nu over for den udfordring, at SAP endnu ikke er blevet anerkendt som godkendt bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen. Systemet kan dog bruges, hvis det opfylder kravene til et godkendt bogføringssystem.

Krav til bogføringssystemer

For at blive godkendt skal bogføringssystemet kunne håndtere:

• Transaktionsdata, bilagsnumre og initialer på den person, der bogfører transaktionen.
• E-fakturaer: Skal kunne sende og modtage i både OIOUBL og Peppol BIS format.
• IT-sikkerhed: Skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed.
• Bankafstemning: Skal kunne udføre bankafstemning og differencekontrol, eventuelt i Excel.
• Digitalt bilagsarkiv: Skal have et digitalt arkiv for B2B-fakturaer med et klart transaktions- og kontrolspor.
• Sikkerhedskopiering: Der skal tages ugentlige sikkerhedskopier, som opbevares hos en tredjepart.
• Dataeksport: Skal kunne eksportere data i SAF-T format til deling med offentlige myndigheder.
• Bogføringsprocedure: Skal have en beskrivelse af bogføringsproceduren, og det skal kunne dokumenteres, at systemet overholder den nye bogføringslov.

Disse krav gælder for alle virksomheder, der anvender ikke-godkendte systemer, som f.eks. C5 og NAV, og ikke kun SAP-brugere.

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Manglende overholdelse af reglerne kan medføre store bøder, afhængigt af virksomhedens omsætning:

• Omsætning 10-100 mio. kr.: Mindre overtrædelser kan medføre bøder på mellem 25.000 kr. og 100.000 kr.
• Alvorlige overtrædelser: Bøder kan nå op til 1 mio. kr. for denne omsætningsgruppe.
• Større virksomheder: Risikerer endnu højere bøder.

Har du brug for rådgivning?

Hvis du vil sikre, at jeres bogføringssystem opfylder de nye krav, eller har brug for hjælp til at skifte til en cloud-løsning, er du velkommen til at kontakte digitaliseringskonsulent Rikke Andersen Hviid på +45 32 42 83 06 / Rikke.Hviid@dk.gt.com.