Ny bogføringslov: Krav til specialudviklede bogføringssystemer er fastlagt

Virksomheder kan vælge at bogføre digitalt i enten:

• et digitalt standardbogføringssystem, der er registreret i Erhvervsstyrelsen, eller
• et specialudviklet bogføringssystem, der er skræddersyet til forholdene i din virksomhed eller forening.  

Hvis en virksomhed vælger et digitalt standardbogføringssystem, skal det være ét af de registrerede bogføringssystemer, der fremgår på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede standard bogføringssystemer. Fordelen ved at vælge et bogføringssystem fra fortegnelsen er, at virksomheden på den måde kan sikre, at bogføringssystemet lever op til kravene til digitale bogføringssystemer. 

Læs mere om de registrerede bogføringssystemer og find link til listen her: Erhvervsstyrelsen har offentliggjort liste over registrerede digitale bogføringssystemer.

Kravene til specialudviklede bogføringssystemer

Hvis en virksomhed vælger et specialudviklet bogføringssystem som f.eks. C5 eller NAV (alle systemer, som ikke fremgår af listen over registrerede bogføringssystemer) skal man selv sikre, at systemet opfylder kravene til digitale bogføringssystemer efter bogføringslovens § 15. Kravene til specialudviklede systemer fremgår af Bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret efter bogføringsloven (BEK nr. 205 af 29/02/2024).

I bekendtgørelsen fremgår det, at det specialudviklede bogføringssystem skal indeholde felter, hvor man kan udfylde følgende oplysninger:

• Transaktionsdato
• Beløb
• Bilagsnummer
• Transaktionstekst
• Transaktionsdagens valutakurs, hvis registreringen ikke sker i DKK
  
  

Bogføringssystemet skal desuden tildele hver bogført transaktion følgende oplysninger:

• Registreringsdato
• Fortløbende transaktionsnummer eller -id
• Initialer på den person eller det program, der har bogført transaktionen

Derudover skal systemet leve op til følgende krav:

• Virksomheden skal både sikre, at det digitale bogføringssystem gemmer ændringer til bogføringen, f.eks. ved at fejlposteringer rettes ved nye posteringer, og at brugerne ikke kan ændre, tilbagedatere eller slette bogførte transaktioner i systemet.
  
  
• Det digitale bogføringssystem skal kunne opbevare dokumentation for en bogført transaktion vedrørende køb eller salg, som indeholder følgende oplysninger:
  • Udstedelsesdato
  • Leverancens art
  • Beløb
  • Afsender og modtager; herunder navn, adresse og CVR-nummer eller SE-nummer
  • Momsbeløbets størrelse
  • Betalingsoplysninger

Bemærk at der findes undtagelser til ovenstående krav ved f.eks. kassestrimler. Læs mere i bekendtgørelsen.

• Det digitale bogføringssystem skal mindst en gang om ugen tage en automatisk sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag.
  
  
• Virksomheden skal opbevare sikkerhedskopien på en server i et EU- eller EØS-land hos en ikke nærtstående part, som må formodes at opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed.
  
  
• Virksomheden skal sikre, at det digitale bogføringssystem automatisk kan fremsende og modtage elektronisk faktura og kreditnota via Nemhandel i OIOUBL-format.
  
  
• Virksomheden skal sikre, at det digitale bogføringssystem automatisk kan fremsende og modtage elektronisk faktura og kreditnota i Peppol BIS-format.
  
  
• Virksomheden skal sikre, at det digitale bogføringssystem understøtter deling af data ved at gøre det muligt at generere en SAF-T-fil.
  
  
• Virksomheden skal sikre, at det digitale bogføringssystem understøtter afstemning af virksomhedens bogføring med virksomhedens bankkonto og tydeligt fremhæver differencer, hvis en postering ikke er afstemt med virksomhedens bankkonto.
  
  

Som supplement til bekendtgørelsen har Erhvervsstyrelsen lavet en kort guide til, hvordan man efterlever en række af kravene til det specialudviklede bogføringssystem: Guide: Sådan opfylder du 5 krav til dit bogføringssystem.

Fordele og ulemper ved de specialudviklede bogføringssystemer

Fordelen ved at anvende et specialudviklet system er, at det kan skræddersys til netop de behov for systemunderstøttelse, der er gældende i din virksomhed. 

Ulempen eller udfordringen kan være, at kravene til de specialudviklede bogføringssystemer kan påvirke virksomhedens øvrige systemer, hvilket kan gøre det nødvendigt at ændre interne procedurer og systemer på andre områder end det bogføringsmæssige. Udover den tid det kan tage at tilpasse det specialudviklede bogføringssystemer, kan virksomheder derfor også være nødt til at bruge ressourcer på at få tilpasset relaterede procedurer og systemer. 

Kravene til specialudviklede bogføringssystemer træder i kraft for regnskabsår fra og med 1. januar 2025. 

Vil du vide mere?

Hvis du vil vide mere omkring, hvem der er omfattet af de nye krav om digital bogføring og den estimerede tidsplan implementeringen, kan du læse mere her: Ny bogføringslov - opdaterede frister for krav om digital bogføring.

Hos Grant Thornton kan vi rådgive din virksomhed indenfor bl.a. Bogføring og Digitalisering, samt Revision og Regnskab. 

Har du brug for dialog og rådgivning omkring, hvorvidt du skal skifte bogføringssystem, valg af system eller lignede så tag endelig fat i din revisor.